Az idő érték és visszahozhatatlan, megfordíthatatlan; a vele való helyes bánásmód nélkülözhetetlen céljaink eléréséhez és sikereinkhez. Időnk beosztása olyan jogosultság és hatalom, amellyel befolyásolhatjuk, hogy élethelyzetünkből miképp kerülünk ki. Tehát az idő az a tényező lehet, amiről mi döntjük el, hogy javunkra vagy hátrányunkra fordítjuk-e a körülményeinkhez képest.
Az idő relatív – anélkül, hogy fizikai mélységekbe merülnénk: mindenki tapasztalta már az időérzékelés végleteit. Valamikor felfoghatatlanul gyorsan telik az idő, például amikor „szabadságolunk”, vagy épp rengeteg elfoglaltság vár még ránk. Azonban ennek ellenkezője is ismerős lehet számunkra: ilyen a stressz vagy felfokozott élethelyzet relatív időérzékelése, mikor minden egyes pillanatra külön-külön ráeszmélünk, és egyesével megéljük azokat.
Időnk mellett energiánk is véges; ezért ezt a kettő faktort a lehető legjobban kell összeigazítani, hogy a velünk szemben támasztott elvárásokat és a magunk teendőit a legjobb tudásunk szerint teljesíthessük. Tehát a kiegyensúlyozott életmódhoz – főleg a mai ténylegesen felgyorsult világunkban – nélkülözhetetlen ennek a tárgyalt képességnek a fejlesztése és gyakorlása, főleg azoknak életbevágó, akik nagy társadalmi, közösségi feladatokat és kötelességeket látnak el szakmájuk vagy társadalmi pozíciójuk révén.
Egy Széchenyi idézet szerint:
„Idő-gazdálkodáshoz érteni többet ér, mint mindenkor szilárdnak lenni egészség- vagy akár pénzgazdálkodásban; mert csak az idő visszahozhatatlan; míg a beteg, vagy anyagilag leromlott ember ismét egészséges és jómódú lehet.”
Mára egy külön kutatási terület épült e téma köré, mely szakág a szociológia és a pszichológia tanait vegyíti és használja fel az emberek időbeosztásban használt szokásainak feltárására. Célja nemcsak a megismerés, hanem magának az időbeosztásnak, időmenedzsmentnek jellembeli képességként való feltüntetése és ezáltali tanítása a hétköznapok emberének. Ha valakinek még jobban ajánlott és szükséges elsajátítani mindezt, az az egyetemista korú célközönség, hisz ez a korcsoport már elég érett ahhoz, hogy felelőségteljesen és racionálisan be tudja osztani idejét. Nem mellesleg időmenedzsmentjüknek már érzékelhető következménye és súlya van a jövőre nézve. Ha mind tanulmányi évei alatt, mind későbbi munkahelyén vagy otthon megfelelően alkalmazza ezeket a készségeket, nagy előnyhöz juthat. Így tehát pár tanács a továbbiakban:
• Először is a ránk várakozó elintéznivalók rögzítését tegyük meg, és a teljes listából egy prioritási sorrendet állítsunk fel aszerint, hogy mik racionálisan a legfontosabbak. Ez a rögzítés.
• Ezek után a dolgaink egyidejű abszolválásának megszüntetése a cél. Magyarán szólva egyszerre egy dolgon változtassunk, ne kívánjuk az összes problémát megoldani egyidőben. Ez a rendszerezés.
• Sokaknak a harmadik lépés a legnehezebb, miszerint ki kell zárni és kapcsolni a zavaró, hátráltató, időnyelő tényezőket, ingereket, amelyek csökkentik az adott tevékenységünk intenzitását. Ez a tisztázás.
• A feladat közvetlen megkezdése előtt szükséges az elérendő célok meghatározása, és az allépések definiálása. Egyfajta kényszert tesz ránk, ha szintidőt alkalmazunk, bár ez nem szolgál mindenki javára. Ez a reflektálás.
• A következő és legrelevánsabb gondolat és elem a motiváció, elköteleződés fenntartása, hogy tudatosuljon bennünk, hogy ezt most és nekem kell megoldanom, az adott tevékenységet végre kell hajtanom, nincs lehetőségem elhalasztani – vagy ha van is, az rám negatív kihatással lesz. Ez a cselekvés.
Az előbb felsoroltak felcserélhetők, de konjunktív alkalmazásuk a legjobb módszer a hatékonysághoz. Az idő helyes felhasználása mellett a döntések meghozatalának időzítése is legalább olyan lényeges elem. Döntéseink utóéletében szerepet játszik, hogy megfelelő időben lettek-e meghozva. Hogyha van időnk, ne hamarkodjuk el a döntést, de ne is halasszuk túl későre.
Erre kidolgozott és bevált rendszer az USA 34. elnökének nevével fémjelzett Eisenhower-mátrix, aminek középpontjában a megfelelő döntéshozatali mozzanatban történő problémafelismerés áll. Az elmélet két faktora a sürgősség és fontosság, aminek együtt történő fennállása a feladat személyes és azonnali végrehajtását igényli. Azonnali időpontkitűzés kell, ha fontos, de nem sürgős az elintéznivaló. Ha van rá lehetőség, jog és alkalmasabb alany, akkor még időben adjuk át a sürgős, de nem fontos tevékenységet neki! Csakis azt halasszuk el, aminek elvégzése nem is fontos és nem is sürgős.
Az időmenedzsment lényege, hogy adott időben az éppen leglényegesebb feladat elvégzésére törekedjünk, és mindezt a leghatékonyabban tegyük. Azonban mindez csak megfelelő energiaszinten végezhető, amihez az kell, hogy ha nem éppen a teendővel foglalkozunk, akkor csakis a magunk testi és lelki pihenésével törődjünk, erre az időre elfelejtve a tennivalók által okozott nyomást és terhet. Tudjunk szünetet tartani. Mert az idő akkor lesz jóbarátunk, ha – amikor csak tudjuk – mi kezeljük azt, mégpedig számunkra a leghasznosabb módon.
